Bardzo często, gdy coś się wydarzy, potrzebna jest szybka reakcja na problem. Gdy dochodzi do takiej sytuacji, bywa, że impulsywnie podejmujemy decyzję. Jak wiadomo, każda akcja niesie ze sobą reakcję, a więc warto, aby decyzje takie były jak najbardziej adekwatne. Z pomocą przychodzi szybka i łatwa metoda podejmowania decyzji 5W2H. Sprawdź, czym jest 5W2H!
Czym jest 5W2H?
5W2H to powszechnie stosowana metoda, aby zdefiniować problem i łatwiej odnaleźć jego najlepsze rozwiązanie. Polega na zadaniu siedmiu pytań, aby dotrzeć do najważniejszych informacji na temat zaistniałej sytuacji. Dzięki kluczowym danym jesteśmy w stanie zrozumieć, co tak naprawdę się stało i znaleźć najbardziej adekwatne w danej sytuacji rozwiązanie problemu. Warto wiedzieć, że metoda 5W2H wykorzystywana jest w wielu narzędziach związanych z zarządzaniem jakością. Możemy spotkać ją w Diagramie Ishikawy, raportach A3, czy 8D. Dzięki metodzie 5W2H z większą precyzją możemy zadbać o jakość w procesach produkcyjnych, ale też w życiu codziennym.
7 pytań w metodzie 5W2H
Jak zmienić perspektywę patrzenia na powstały problem? Wystarczy spróbować odpowiedzieć na następujące pytania wynikające z metody 5W2H.
- What? / Co? – co dokładnie się wydarzyło? Przydatne mogą okazać się zdjęcia, rysunek techniczny, czy dokumentacja, która nakreśli nam obręb problemu. Warto zaprezentować zarówno obraz prawidłowy, jak i nieprawidłowy.
- Who? / Kto? – kto brał udział w zdarzeniu? Kogo najbardziej bezpośrednio dotyczy problem? Kto zgłosił problem – był to pracownik, klient, dostawca?
- Where? / Gdzie? – gdzie dana sytuacja dokładnie miała miejsce? Jeśli problem wystąpił w którymś z elementów, wskaż dokładne miejsce.
- When? / Kiedy? – kiedy o i której szczegółowo doszło do analizowanej sytuacji? Wydarzyło się to tylko raz, czy więcej razy? Kiedy zauważono, że problem nastąpił? Czasami mija czas, zanim ktoś dowie się o wydarzeniu.
- Why? / Dlaczego? – Dlaczego to się wydarzyło? Dlaczego jest to odchyleniem od normy? Być może są istnieją jakieś przypuszczenia? Pamiętaj, że w tym momencie nie szukamy jeszcze odpowiedzi na postawiony problem.
- How? / Jak? – W jaki sposób to się wydarzyło? Jakie okoliczności temu towarzyszyły? W jaki sposób się o tym dowiedziano? Warto prześledzić proces, podczas którego miała miejsce dana sytuacja, by zrozumieć dokładnie, co się stało.
- How many? / Jak dużo? – ile wynosi populacja analizowanego problemu? Jest to pojedynczy przypadek, czy może dotyczy większej liczby elementów? Liczbę tą możesz wyrazić w dowolny wygodny, lecz mierzalny sposób.
Szukanie odpowiedzi na pytania w 5W2H
Najprawdopodobniej będziesz potrzebował więcej niż jednej osoby, by odpowiedzieć na zadane pytania 5W2H, zwłaszcza jeśli problem pojawił się na produkcji, czy w dziale technicznym. Nie zniechęcaj się – pamiętaj, że od tych informacji zależy trafność podjętej przez Ciebie decyzji. Dopilnuj, by przekazane Ci informacje były prawdziwe i pozostawały faktami, a nie jedynie czyimś opiniami, złudzeniami czy plotkami. 5W2H to skuteczna metoda, ale tylko jeśli zebrane przez Ciebie informacje będą rzetelne. Co więcej, stosując metodę 5W2H, dotarcie do ostatecznej odpowiedzi na problem z pewnością zajmie Ci więcej czasu niż gdybyś podejmował ją od razu. Mimo to, zwiększy to szansę na odpowiednią reakcję, co warte jest tego podjęcia tego ryzyka. Często może też zminimalizować koszty.
Metoda 5W2H – podsumowanie
5W2H to metoda, która jest w stanie pomóc nam podjąć decyzje zarówno w życiu codziennym, jak i w środowisku pracy. Dzięki dokładnemu zebraniu informacji i odpowiedzeniu na siedem kluczowych pytań odnośnie zaistniałego problemu, możemy w lepszy sposób zareagować na problem, niż gdybyśmy impulsywnie zaczęli zlecać podjęcie pewnych działań lub sami je wykonywać. Aby tego uniknąć, wystarczy odpowiedzieć na takie pytania 5W2H jak: what? who? where? when? why? how? how many? A potem? Należy dokonać sprawnej analizy otrzymanych informacji i na ich podstawie podjąć odpowiednie działania. Metoda 5W2H to zdecydowanie warty wypróbowania mechanizm.
