Aby nasze wysiłki przynosiły odpowiednie efekty, musimy wszystkie procesy odpowiednio zaplanować. Trzeba zastanowić się nad tym, co chcemy dzięki nim osiągnąć, w jaki sposób to zrobimy oraz jak sprawdzimy, czy nasze działania odniosły oczekiwany rezultat. Do tego ostatniego etapu służą właśnie wskaźniki KPI. Czym jednak dokładnie są? Jakie powinny być wskaźniki KPI? Jakich KPI używa się w kontroli jakości? Tego wszystkiego dowiecie się z poniższego artykułu.
Wskaźniki KPI – definicja
Wskaźniki KPI – w języku angielskim Key Performance Indicators, są to dane, które służą do pomiaru skuteczności podejmowanych działań. Dzięki KPI można określić, czy akcje, które zostały podjęte, przynoszą pożądane efekty. Muszą one być mierzalne, tak by można było za pomocą liczb, procentów etc. wnioskować, jak wygląda sytuacja w przedsiębiorstwie. Wskaźniki KPI należy ustalić na samym początku. Można też ewentualnie je potem zmienić, gdy zauważymy w trakcie procesów, że nie są należycie ustanowione. Trzeba jednak pamiętać, że nie można zacząć działać, gdy nie wiemy, jak będziemy monitorować procesy.
Jakie powinny być wskaźniki KPI?
Wskaźniki KPI często są wyznaczane według metody SMART. Co to oznacza? Wskaźniki KPI powinny być jasno określone, mierzalne, możliwe do osiągnięcia, istotne i określone w czasie (w języku angielskim specific, measurable, achievable, relevant, time-bound). Przy opracowywaniu wskaźników KPI trzeba pamiętać, żeby koszty gromadzenia danych nie były wyższe niż korzyści z wprowadzenia wskaźników. To ważna zasada ich wprowadzania. Wskaźniki KPI powinny też dotyczyć najważniejszych aspektów dla danej organizacji, a także powinny to być takie zagadnienia, na które pracownicy mają rzeczywisty wpływ. Co ważne, nie działa tutaj zasada – im więcej, tym lepiej. Zależy nam bowiem na jakości informacji, jakie niosą wskaźniki KPI, a nie lawinie danych, których do niczego nie wykorzystamy. Dlatego też należy zastanowić się, na czym najbardziej nam zależy i do tego dobrać odpowiednie KPI.
Najważniejsze wskaźniki KPI w kontroli jakości
Wskaźników KPI istnieje naprawdę wiele. Każde przedsiębiorstwo samo określa, jakie wskaźniki KPI będą informować o efektywności prowadzonych działań. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich:
- Reklamacje od klientów – jest to wskaźnik, który nieustannie należy monitorować, nie potrzebuje to dodatkowych tłumaczeń;
- Czas rozpatrywania reklamacji – obejmuje okres od jej otrzymania do momentu zweryfikowania efektywności akcji podjętych w ramach korygowania danej sytuacji;
- Wyniki przeprowadzanych audytów (wewnętrzne lub klienta) – jak wypadają konkretne procesy czy linie produkcyjne względem wymogów?
- Wskaźnik braków – jest to stosunek liczby sztuk niezgodnych do wszystkich wyprodukowanych sztuk, wynik najczęściej podawany jest w procentach;
- Wydajność pierwszego przejścia / FPY/ TPY (First pass yield / Troughput yield) – jest to liczba sztuk zgodnych z wymaganiami, które nie potrzebowały żadnych dodatkowych działań, jak naprawa i tym podobne, do liczby wszystkich wyprodukowanych sztuk; najczęściej wskaźnik ten podawany jest w procentach;
- Wskaźnik jakości PPM (parts per million) – odpowiada na pytanie, ile było części niezgodnych z wymaganiami na milion wyprodukowanych wyrobów;
- Czas realizacji zamówień – jak długo zajmuje realizacja jednego zamówienia od początku do końca;
- Rotacja pracowników – czyli jak wielu pracowników odeszło w ciągu ostatniego roku do liczby wszystkich zatrudnionych w ciągu tego czasu;
- Zatrzymania linii produkcyjnych – wskaźnik ten określa najczęściej łączny czas zatrzymań linii, czasami również przeliczony na koszty (czas ten pomnożony przez stawkę godzinową, która odpowiada równowartości zatrzymania takiej linii);
Wskaźniki KPI – podsumowanie
Wskaźniki KPI są kluczowe dla utrzymania odpowiednich standardów kontroli jakości. Dzięki nim można w łatwy i przejrzysty sposób dowiedzieć się, czy codzienne obowiązki przynoszą oczekiwane rezultaty. Gdyby nie wskaźniki KPI, działania podejmowane w organizacji byłyby jak “błądzenie w mgle”, a efektów dalej by nie zauważano. Istotne jest więc, aby wybrać najtrafniejsze KPI dla przedsiębiorstwa i monitorować, jak dane zagadnienia prosperują.
