Gdy chcemy zrozumieć pewne procesy, zjawiska czy problemy, warto je zobrazować. Jednym ze skuteczniejszych na to sposobów są schematy lub mapy. Nie inaczej wygląda to w zarządzaniu jakością i Value Stream Mapping. Czym jest? Do czego służy? I jak może nam pomóc? Sprawdźmy!
Definicja Value Stream Mapping
Value Stream Mapping, w skrócie VSM, jest to narzędzie, dzięki któremu możemy graficznie przedstawić i przeanalizować najważniejsze elementy procesów produkcyjnych. Jest to obraz sytuacji, w jaki sposób przepływają przez organizację zamówienia, materiały, informacje i tym podobne. W języku polskim termin ten funkcjonuje jako Mapa Strumienia Wartości. Mapa ta jest przydatna przy wypracowaniu metod naprawczych w tych kwestiach. Pozwala to wykluczyć zbędne czynności z procesów, a co za tym idzie wytworzyć w optymalny sposób to, czego oczekuje klient. Jak stworzyć Value Stream Mapping? Aby zmapować procesy, należy szczegółowo wyodrębnić ich etapy, od dostawcy materiałów aż do ostatecznego odbiorcy. Następnie trzeba je przenieść na papier, by kolejno naszkicować mapę stanu przyszłego, która pokaże nam stan oczekiwany strumień wartości. Jeśli takie działania będą systematycznie powtarzane, Value Stream Mapping może zostać istotnym narzędziem w firmie, by zdobyć kluczowe informacje o procesach, co może prowadzić do ustalenia nowych sposób na organizację zasobami. Wszystko po to, by nie marnować zasobów, zwłaszcza czasu oraz pieniędzy.
Dlaczego Value Stream Mapping ma sens?
Value Stream Mapping jest opłacalne dla przedsiębiorstwa przede wszystkim ze względu na identyfikację marnotrawstwa. Dzięki ocenie przepływu prac i jego analizie, można zrozumieć dogłębnie jak wyglądają procesy w organizacji. Mapowanie takie daje przejrzysty obraz rzeczywistości – na jakim etapie tworzą się wartości, a które z nich nie wnoszą nic do procesów. Value Stream Mapping kładzie również nacisk na przyszłe ulepszenia, co bezpośrednio przedkłada się na wyniki finansowe firmy. Odnosi się to zarówno do strategii krótko – oraz długodystansowych. Value Stream Mapping pomaga pośrednio budować efektywne zespoły i motywować pracowników, wzmacniając ich kulturę, komunikację i współpracę. Pozbywamy się również indywidualnych opinii dotyczących przepływów w procesach, bazując decyzje na konkretnych, precyzyjnych informacjach. Pomaga to ustalać priorytety w procesach w oparciu o potrzeby klienta.
Etapy Value Stream Mapping
Value Stream Mapping składa się z kluczowych trzech etapów. Są to:
- Diagnoza stanu istniejącego stanu strumienia wartości – Value Stream Analysis – VSA
- Stworzenie wizji stanu przyszłego stanu strumienia wartości – Value Stream Design – VSD
- Opracowanie planu doskonalenia na przyszłość – Value Stream Work Plan – VSP.
Pierwszy etap Value Stream Mapping to analiza procesu i rekonstrukcja mapy schematów operacji, które się w nim odbywają. Uwieńczeniem tego etapu jest mapa, która przedstawia stan obecny. W drugim etapie skupiamy się na usprawnieniach, których można dokonać w procesie. Tak powstanie całkiem nowa mapa, którą należy przeanalizować pod kątem możliwości realizacji opracowanych celów. Mapa będzie gotowa, gdy nie będzie zawierać żadnych elementów, które sprawiałyby, że proces jest niemożliwy do wykonania. Nie może też zawierać zadań niedających wartości. To wszystko prowadzi do etapu trzeciego. Polega on na tym, by zapisać plan działań i przekazać go osobom decyzyjnym. Dzięki Value Stream Mapping będzie można z łatwością zrozumieć, co musi zostać zrobione, aby przeskoczyć ze stanu obecnego do oczekiwanego w najbardziej optymalny sposób.
Value Stream Mapping – podsumowanie
W przypadku analizy przepływów informacji, zamówień i materiałów w firmie warto wykorzystać Value Stream Mapping. Pozwoli to bowiem udoskonalić procesy. Dzięki graficznemu przedstawieniu tych informacji, jest to prosta i intuicyjna metoda, którą można powszechnie używać. Dużym plusem Value Stream Mapping jest również spojrzenie na procesy z perspektywy odbiorcy, co sprawia, że zawiera realne rozwiązania, które można rzeczywiście wprowadzić do realizacji. Satysfakcję wtedy powinny odczuć obie strony – zarówno przedsiębiorstwo, jak i klient.
