Nieustanne monitorowanie procesów w przedsiębiorstwie jest niezwykle dobroczynne dla organizacji. Dzięki temu jest ona w stanie szybko namierzyć nadchodzące problemy, które mogą wystąpić w procesach. Co więcej, daje to też szanse na szybkie podjęcie działań naprawczych, jeśli takowe będą potrzebne. Wszystko to umożliwia system CAPA (corrective and preventive action), z języka angielskiego – system do zarządzania akcjami korygującymi oraz prewencyjnymi. Czym dokładnie jest? Dowiedz się, czytając poniższy artykuł.
Czym jest system CAPA?
CAPA to system akcji korygujących i prewencyjnych, które mają za zadanie udoskonalić te procesy w firmie. Można go zaimplementować w wielu różnych branżach. System CAPA pokazuje, z jakimi problemami zmaga się organizacja, jakie są ich przyczyny, a także jak się je rozwiązuje oraz czy po wdrożonych działaniach naprawczych nadal się powtarzają. W skład systemu CAPA wchodzi proces zarządzania i matryca akcji korygujących wraz z akcjami prewencyjnymi. Dzięki systemowi działania te są łatwo widoczne w jednym miejscu.
Czym są akcje prewencyjne w CAPA? To nic innego jak działania, które mają nie dopuszczać do powstania problemu. Gdy organizacja poddawana jest analizie w proaktywny sposób, często nadchodzące sytuacje kryzysowe są łatwiejsze do wychwycenia. Do takich analiz należą m.in. FMEA czy wyniki audytów wewnętrznych oraz zewnętrznych. Należy zwrócić uwagę, że pewną częścią akcji prewencyjnych są też akcje korygujące. Jest tak ze względu na fakt, że bardzo często w jednym etapie procesu działania takie usuwają niezgodności, co tym samym zapobiega problemom należącym do innych procesów.
Korzyści systemu CAPA
Korzyści systemu CAPA jest naprawdę wiele. Organizacje wskazują, że dzięki CAPA cała organizacja ma dostęp do informacji w jednym miejscu, co sprawia, że każdy jest na bieżąco z problemami i działaniami podjętymi w tym zakresie. Co ważne, w systemie widoczny jest pełen obraz poziomu jakości w firmie, a co więcej, można też śledzić trend jakości, który powstaje wraz z biegiem czasu. Stosowanie w firmie systemu CAPA bezpośrednio wpływa na utrzymanie najwyższego poziomu jakości w organizacji. Dzięki działaniom korygującym i prewencyjnym zmniejsza się liczba problemów i niezgodności, które wstrzymywałyby płynność procesów.
Budowa systemu CAPA
System CAPA jest zbudowany na podstawie tabeli, którą można skonstruować w jakimkolwiek arkuszu kalkulacyjnym. Można też skorzystać z zewnętrznych gotowych rozwiązań, które istnieją na rynku. W kolumnach tabeli znajduje się podsumowanie, a treść podzielona jest na kategorie takie jak:
- Numer porządkowy wyszczególnionego problemu
- Daty jego wystąpienia i zakończenia
- Kategoria (czyli na przykład produkt, którego dotyczy)
- Status wdrożenia działań i ich efektywności
- Opis niezgodności
- Osoba odpowiedzialna
- Etap procesu, którego dotyczy
- Ocena ryzyka
- Wpływ na klienta
- Przyczyna
- Działania korygujące
- Działania prewencyjne.
Aby wdrożyć system CAPA, należy na początku zidentyfikować problemy oraz przeprowadzić analizy ryzyka. Następnie zespół ds. zarządzania jakością bada pierwotne przyczyny problemów, by później wprowadzić działania korygujące. Akcja naprawcza powinna niwelować główną przyczynę problemu. Na końcu należy ocenić skuteczność działań korygujących i zapobiegawczych. Warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy podjęte akcje nie spowodują innych problemów w innym miejscu procesów. Są to przybliżone kroki wdrożenia systemu CAPA, które mogą być zmodyfikowane, gdy zajdzie taka potrzeba w danej organizacji.
System CAPA – podsumowanie
Podsumowując, wdrożenie systemu CAPA niesie za sobą wiele korzyści dla firm. Dzięki zarządzaniu akcjami korygującymi oraz prewencyjnymi, organizacja jest w stanie poprawić swoje wyniki poprzez zwiększenie jakości. Zbudowanie odpowiednich nawyków w postaci monitorowania procesów, ich analizy, a także wprowadzania działań zapobiegającym szkodliwym sytuacjom, czy też korygowania pewnych nieścisłości to klucz do efektywnego funkcjonowania firmy.
