Mimo nieustannych zmian w naszym otoczeniu, pewne klasyczne zachowania ludzi się nie zmieniają. Jednym z nich jest nasz naturalny wybór komunikacji obrazkowej, gdy tylko jest taka możliwość. Z reguły jesteśmy “wzrokowcami” i z większą łatwością przychodzi nam rozumienie właśnie tego rodzaju komunikacji. Dlatego też tak popularna jest w przedsiębiorstwach VSM – metoda zarządzania wizualnego.
Czym jest VSM?
VSM, z języka angielskiego visual management, to metoda zarządzania wizualnego. Jest to kluczowa część zarządzania lean management. Zdolność tego systemu do pokazywania bieżącego stanu procesu w chwili obecnej, sprawia, że można szybko rozwiązać problem, jeśli takowy się pojawi. VSM ułatwia zarządzanie liniami produkcyjnymi, wykrywanie błędów i doskonalenie procesów. Polega na wykorzystywaniu znaków wizualnych oraz dźwiękowych, czyli takich, które są z zasady zrozumiałe dla szerokiej grupy odbiorców. Mogą to być na przykład: instrukcje, opisy maszyn, tablice informacyjne, symbole, znaki, syreny dźwiękowe, komunikaty, ale też system Andon, 5S, Kanban i tym podobne.
Warto zauważyć, że VSM tak naprawdę spotykamy na co dzień. Sygnalizacja świetlna, bicie dzwonów świątyni, czy zapalenie się kontrolek wskazujących poziom płynów w samochodzie – to wszystko również elementy zarządzania wizualnego. Wszyscy rozumiemy, co oznaczają poszczególne sygnały, dzięki nim odbieramy konkretną wiadomość, która sprawia, że wiemy, jak mamy zareagować.
Korzyści z wdrożenia VSM
Jak można się spodziewać, korzyści z wdrożenia VSM jest naprawdę wiele. Wizualne zarządzanie wpływa przede wszystkim na redukcję marnotrawstwa, szybkie zauważanie i eliminowanie błędów oraz problemów w procesach, czy też poprawę komunikacji w organizacji między różnymi jej komórkami. VSM zmniejsza koszty i znacznie przyspiesza czas reakcji na ewentualne problemy dzięki większej uwadze zwróconej na informacje udostępnione w łatwy, dostępny sposób. Kontrolowanie procesów i posługiwanie się wdrożonymi narzędziami sprawia, że mamy szansę nie tylko zobaczyć samemu, ale też pokazać innym, na jakim etapie realizacji jest dany proces. VSM ułatwia również pracownikom przedsiębiorstwa wykonywać ich własne obowiązki skutecznie i efektywnie. VSM jest przydatny zwłaszcza z punktu widzenia nowych pracowników. Dodatkowo, jest to jeden z elementów wpływających na wzrost ich motywacji i zaangażowania do pracy.
Jak zastosować VSM w praktyce?
Zarządzanie wizualne jest stosowane w pięciu najważniejszych obszarach w organizacji:
- Zarządzanie pracownikami – przełożeni mogą komunikować wobec pracowników za pomocą harmonogramów przedstawiających podział pracy czy tabeli (np. matryca kompetencji).
- Zarządzanie materiałami – w VSM jest to na przykład informowanie o niedostatecznej ilości produktów w magazynach, pakowanie wyrobów do odpowiednich kontenerów, różnicując je po kolorze i tym podobne.
- Zarządzanie sprzętem – zazwyczaj polega na dołączaniu instrukcji obsługi przy każdej maszynie; jego celem jest bezpieczne i efektywne zagospodarowanie przestrzenią do pracy, by osiągnąć pożądane wyniki pracy.
- Zarządzanie metodami – w tej kategorii stosowania VSM należy wskazać wszelkie normy bezpieczeństwa oraz sposoby wykonywania obowiązków w pracy.
- Zarządzanie pomiarami – oznaczanie urządzeń pomiarowych, by z łatwością dostrzec odchylenia, wady i defekty wyrobów.
VSM – podsumowanie
Podsumowując, VSM, czyli visual management, to efektywna metoda, dzięki której można podnieść wyniki przedsiębiorstwa. Jego celem jest nie tylko udostępnianie informacji, ale też rozwijanie efektywnych sposobów pracy, wykrywanie problemów i ich sprawne rozwiązywanie. Dzięki zarządzaniu wizualnemu jesteśmy w stanie łatwiej przekazywać informacje, co przekłada się na pracę wszystkich zespołów. W najprostszych słowach, warto zapamiętać, że VSM wykorzystuje proste założenie mówiące o tym, że przedstawienie wizualne pomaga w zrozumieniu i przyswojeniu treści, co pomaga nam w działaniu, nie tylko na produkcji.
